Automatisation des tâches dans une imprimerie : les dix minutes que vous ne récupérerez jamais
L'automatisation ne vous fait pas gagner une heure. Elle vous fait gagner dix minutes, quarante fois par semaine, sur le temps de personnes qui devraient être en train de vendre. C'est là tout l'argument, et c'est un bien meilleur argument.
Automatisez les tâches qui se répètent, qui ont un résultat unique et correct, et qui sont effectuées par quelqu'un dont le temps est plus précieux ailleurs. Classez-les en fonction du nombre de minutes multiplié par la fréquence, et non en fonction de leur caractère agaçant. Corrigez le processus avant de l'automatiser.
L'automatisation est vendue comme une transformation. Dans une imprimerie, ce n'est presque jamais une transformation. C'est dix minutes de gagnées sur une tâche effectuée quarante fois par semaine par quelqu'un qui devrait être au téléphone avec un client.
C'est une histoire plus simple et beaucoup plus fiable, car vous pouvez réellement la mesurer.
Comment classer les priorités
Un seul calcul permet de régler la plupart des débats :
- Le nombre de minutes que prend la tâche, mesuré honnêtement plutôt que mémorisé
- Le nombre de fois où elle se produit en une semaine
- Multiplié, puis calculé selon le taux chargé de la personne qui l'effectue
- Moins le temps nécessaire pour l'automatiser, amorti sur une année
Faites cela pour dix tâches et l'ordre de priorité devient évident. Cela vous surprendra également. La tâche dont tout le monde se plaint n'est généralement pas celle qui coûte le plus cher, car les plus coûteuses sont les petites tâches que personne ne remarque.
Les tâches à automatiser dans presque toutes les imprimeries
- Accusé de réception de commande. Chaque commande, à chaque fois, immédiatement. Cela élimine toute une catégorie de demandes entrantes.
- Vérification des fichiers d'impression lors du téléchargement. Format, résolution, mode colorimétrique, transparence, vérifiés avant qu'un humain n'ouvre le fichier.
- Relances pour les bons à tirer (BAT). Le client qui n'a pas validé est la raison pour laquelle le travail est en retard. Relancez automatiquement, selon un calendrier, et arrêtez de le faire de mémoire.
- Mises à jour de statut. Envoyées au client lorsque le statut change, et non rédigées lorsqu'il pose la question.
- Relances pour les réassorts. Le client qui a acheté des polos en mars est un prospect sérieux en mars de l'année suivante, et presque personne ne les contacte.
- Transformation commande en facture. Générée à partir de la commande expédiée, sans ressaisie.
- Bons de commande fournisseurs. Créés à partir de la commande plutôt qu'assemblés à la main.
- Alertes de stock faible et de rupture. Suues avant que le client ne demande, et non après.
Si une tâche a un seul résultat correct pour des entrées identiques, automatisez-la. Si le résultat dépend du jugement, du contexte ou d'une relation, laissez-la à un humain et automatisez tout ce qui l'entoure afin qu'il ait le temps de bien faire son travail.
Les trois tâches qui devraient rester humaines
- Tarification sur mesure. Les règles peuvent calculer. Les gens décident.
- Tout ce qui suit une réclamation. Dès qu'un client est mécontent, l'automatisation aggrave la situation. Acheminez-la immédiatement vers une personne, avec l'historique complet.
- La première conversation avec un nouveau client. Vous déterminez si vous pouvez travailler ensemble. Rien de tout cela n'est une tâche répétitive.
Corrigez le processus d'abord, toujours
Automatiser un processus que personne n'a formalisé ne supprime pas la confusion, cela la démultiplie. Si deux personnes dans votre atelier effectuent la même tâche différemment, l'automatiser revient à en choisir une et à rendre les autres fautives ; une décision qui mérite d'être prise délibérément plutôt que par accident.
La version économique : avant d'automatiser quoi que ce soit, écrivez les étapes sur une page. La plupart du temps, cette page supprime d'elle-même deux des étapes, et vous automatisez une tâche plus courte.
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Nous analyserons votre semaine, mesurerons où passent réellement ces minutes répétitives et vous remettrons la liste classée par ordre de retour sur investissement. C'est gratuit, et la liste vous appartient, que vous travailliez avec nous ou non.
Réservez votre évaluation gratuiteComment savoir si cela a fonctionné
- Heures gagnées par semaine, par tâche, mesurées avant et après
- Retravail : fréquence à laquelle la tâche automatisée doit être refaite par un humain
- Questions entrantes : les bonnes automatisations font moins sonner le téléphone
- Ce à quoi les heures libérées ont réellement été consacrées, la seule mesure qui se transforme en revenus
Cette dernière mesure est celle que les gens oublient, et c'est pourtant celle qui détermine si l'automatisation vous a fait gagner de l'argent ou vous a simplement rendu moins occupé.
Questions
Qu'est-ce qu'une petite imprimerie devrait automatiser en premier ?
L'accusé de réception de commande et la vérification des fichiers. Ces deux tâches sont cadrées, rentables immédiatement et permettent de réduire les questions entrantes plutôt que de créer de nouvelles étapes internes.
L'automatisation va-t-elle réduire mes effectifs ?
Dans les imprimeries avec lesquelles nous travaillons, cela déplace les heures plutôt que de supprimer des postes. Le résultat réaliste est la même équipe traitant plus de volume sans travailler le soir, ce qui est généralement ce que le propriétaire souhaitait réellement.
Combien coûte la mise en place d'une automatisation ?
Cela dépend entièrement de la tâche et des connexions nécessaires, c'est pourquoi nous établissons un devis après analyse plutôt que de publier un chiffre qui serait erroné pour la plupart des entreprises. Le calcul de classement ci-dessus vous indique ce qu'il est intéressant de payer avant de solliciter quiconque.
Et si mon processus est différent de celui des autres ?
C'est probablement le cas, et c'est très bien. La méthode de classement fonctionne dans tous les cas. Ce qui ne fonctionne pas, c'est d'automatiser un processus différent pour chaque personne au sein de votre propre atelier.
Puis-je automatiser les relances sans sonner comme un robot ?
Oui, si l'automatisation décide du timing et qu'une personne choisit les mots. Le timing automatique avec des modèles écrits fonctionne. L'écriture automatique envoyée sans relecture est le meilleur moyen de perdre un client que vous aviez déjà.
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