Suivi des commandes et de la production pour un distributeur promotionnel : quoi suivre, et où

Où est ma commande? Pour un distributeur promotionnel, cette question coûte une heure par jour, parce que la réponse vit dans la boîte de courriel d'un fournisseur, sur le tableau blanc d'un décorateur et dans votre mémoire. Le suivi règle ça quand chaque commande porte un seul statut, gardé à un seul endroit, que le client peut voir.

Demandez à un distributeur où en est une commande et regardez ce qui se passe. Une recherche de courriel pour le bon de commande. Un message au fournisseur. Un appel au décorateur. Vingt minutes plus tard, une réponse qui était vraie hier.

Le problème n'est pas l'effort. C'est que le statut d'une seule commande est réparti entre quatre entreprises et que personne ne tient toute la ligne.

Les sept statuts dont chaque commande a besoin

Gardez ça court. Plus de statuts que ça et personne ne les met à jour; moins et ils ne veulent plus rien dire.

• Soumis : le prix est envoyé, le client n'a pas encore dit oui.
• Approuvé : le client a dit oui, par écrit, avec les quantités et les tailles.
• Épreuve approuvée : l'œuvre et l'emplacement sont approuvés, avec un nom et une date.
• Commandé : les vêtements sont commandés au fournisseur, avec la date d'expédition promise inscrite.
• En production : la marchandise est chez le décorateur.
• Expédié : un numéro de suivi existe et il est attaché à la commande.
• Facturé : le côté argent est fermé.

Où le statut doit vivre

À un seul endroit, attaché à la commande, pas dans une boîte de courriel. Un chiffrier fonctionne pour dix commandes par mois. Au-delà, il casse pour une raison : il est mis à jour par la personne qui pense à le faire. Des statuts qui bougent avec le travail demandent un système où la commande, l'épreuve, la commande fournisseur et la facture sont le même dossier.

Trois habitudes qui coupent les appels « où est ma commande »

1. Inscrire la date promise au moment de commander

Quand le bon de commande part chez le fournisseur, la date d'expédition promise va sur la commande. Sans elle, vous ne voyez pas un retard avant que le client le voie.

2. Vérifier les commandes ouvertes à heure fixe

Une fois par jour, regardez chaque commande qui a dépassé sa date promise. Avertissez le client avant qu'il demande. Un retard que vous annoncez coûte beaucoup moins de confiance qu'un retard qu'il découvre.

3. Laisser le client voir le statut

C'est l'habitude qui fait disparaître les appels. Quand chaque client se connecte à son propre portail et voit ses commandes, le statut et le numéro de suivi, la question ne se rend plus à vous. Le même portail garde ses commandes passées, alors la prochaine recommande se fait en un clic plutôt qu'avec une nouvelle soumission.

Quoi changer en premier

• Écrivez les sept statuts et utilisez-les sur chaque commande, dès aujourd'hui.
• Ajoutez la date d'expédition promise à chaque commande ouverte cette semaine.
• Placez vos cinq clients les plus fréquents sur un portail où ils voient leurs propres commandes.

Les deux premiers points sont du processus, pas du logiciel. Le troisième, c'est là que le logiciel gagne sa place, parce qu'il transforme vos mises à jour en quelque chose que le client lit seul.